Оформление акта на списание материалов

Необходимо точно знать, как документально верно и грамотно оформляется процедура ликвидации ценностей и запасов предприятия, пришедших в негодность, например, списание продуктов питания. Это важно, потому что налоговых инспекторов может заинтересовать, почему баланс компании не сходится либо по каким причинам тот или иной материал (товар) исчезает. Соответственно списание осуществляется по определенным правилам, которые нельзя нарушать.

Акт списания материалов помогает подтвердить прямые материальные затраты. Если обнаруживается дефект материала, то есть если он признан непригодным для дальнейшего использования, его необходимо утилизировать. Результаты этой процедуры отражаются с помощью акта, который служит основой для составления финансовой отчетности. Типовой акт на списание материалов компания разрабатывает самостоятельно. В соответствии этим документом бухгалтерия имеет право списать некоторые расходы. Например, если процедура касается производственного предприятия, то при формировании себестоимости продукции.

Виды актов списания

Разновидности актов о списании материалов утверждены постановлением Минфина РФ № 818 от 13 сентября 2016 г. В зависимости от того, что именно требуется утилизировать, различают четыре вида документа:

1. Акт списания основных средств (частичной ликвидации). Акт списания основных средств, по сути, представляет собой заключение компетентной комиссии о возможности списания одного или нескольких объектов. На бланке акта при этом сначала указывается информация об объекте и сведения о событиях, предшествующих процедуре.
2. Акт списания группы основных средств. В него включаются объекты основных средств, если они имеют одно и то же назначение, одинаковые технические характеристики и стоимость.
3. Акт списания транспортных средств. Применяется для оформления хозяйственных операций по выбытию транспортных средств вследствие их износа, уничтожения в результате аварий, стихийного бедствия и т.п. Для целей этого порядка к транспортным средствам принадлежат все средства передвижения, которые предназначены для перемещения людей и грузов.
4. Акт списания изъятых документов из библиотечного фонда. Применяется для оформления хозяйственных операций со списания изъятых из библиотечного фонда документов, которые морально устарели, физически изношены, дублируются и утеряны пользователем. Описание на изъятие документов из библиотечного фонда составляется отдельно на документы морально устаревшие; физически изношенные (порванные книги, утерянные страницы, которые не подлежат восстановлению); непрофильные, дублетные; утерянные пользователями.

Может быть интересно: Дефектный акт

Форма документа

Предприятия имеют право разрабатывать собственные образцы актов на списание материалов, ведь единой, законодательно утвержденной формы не предусмотрено. Это, безусловно, удобно при ведении регистрационных записей. Тем не менее, в документ следует обязательно включить причину списания.  Затем сформулировать обоснование необходимости проведения процедуры утилизации, а только потом заполнить его.

Акт списания материалов образец стандартный:

Кто имеет право составлять акт на списание материалов

Предложение о проведении утилизации имеет право внести лицо, ответственное за сохранность списываемого имущества, а также его бухгалтерский учет. Это может быть главный бухгалтер либо руководитель предприятия.

Для проведения процедуры создается специальная комиссия. Она может быть как временной, так и постоянной. В ее состав должны входить те, кто несет ответственность за конкретные ценности компании, специалисты по оборудованию, а также главный бухгалтер.

Правила составления документа

Обычно, внешний вид, структуру, образец акта списания материалов разрабатывает инициатор этого процесса. Также можно просто загрузить бланк, а затем заполнить его в соответствии с текущей ситуацией.
Перед тем, как заполнить форму, следует:

• Внести сведения в бланк требования накладной, которая будет отражать передачу списываемых со склада предметов;
• Как только ценности поступят, необходимо передать их со склада ответственному лицу;
• Затем можно назначить комиссию и приступить к формированию акта.

Окончательный документ должен соответствовать учетной политике предприятия.

Если комиссия состоит из одного человека, списание можно значительно упростить и ускорить. Для этого необходимо, чтобы ответственность за хранение и использование инвентаря лежала на одном человеке. Обычно бухгалтер сам принимает решение об удобстве упрощения данной процедуры, а затем разрабатывает оптимальную форму акта для конкретной организации.

Итоговый документ – бумага либо фирменный бланк организации формата А4, а также его копия. Один экземпляр понадобится руководителю предприятия, а второй – для отчетности бухгалтерии (хотя члены комитета могут запросить копию файла как ответственные за важные ресурсы). Заверение печатью не требуется, так как акт относится к внутреннему документообороту и регистрируется в специальном журнале.

Скачать акт на списание материалов образец.

Скачать пустой бланк документа.

Обязательные реквизиты

Документ должен содержать следующую информацию:

1. Полный список лиц, участвующих в процедуре, где и когда был создан этот документ.
2. Список членов комиссии ─ перечислить должность и фамилию в алфавитном порядке (обязательно выделить председателя).
3. Фамилию должностного лица, списывающего материал.
4. Подробный перечень материалов, их количество. Например, к таковым могут относиться:
   • Сырье, материальные предметы, те, которые используются для изготовления продукции.
   • Продукт, который еще не был произведен и которому не были приданы запланированные функциональные характеристики.
   • Готовая продукция, которая прошла все стадии производства, указанные в соответствующем нормативном документе, и может быть реализована без дополнительных затрат: нормативные, технические инструкции.
   • Запасы неиспользуемых активов организации, сдаваемых на хранение на склад.
5. Стоимость (поштучно и суммарно), соответствующая фактической цене материалов с указанием конкретной суммы (прописью);
6. Причину списания (например, порча).

Данные о материалах (спецификации по количеству, стоимости и причинам списания) проще всего создавать с помощью табличной формы. Это допускается правилами. Однако следует избегать таких языковых шаблонов, как «мы, подписавшие». Они считаются архаизмом.

Полезно почитать: Акт приема-передачи материальных ценностей

Итоги

Для нормального функционирования предприятия важно, чтобы списание было оформлено документально. Используемый при этом образец акта должен быть закреплен в его учетной политике. А перед подписанием документа и передачей ценностей необходимо убедиться, что суммы, наименования, причины списания прописаны верно и соответствуют действительности.