В каком случае составляют дефектный акт, оформление и образец

К документации первичного учета причисляется дефектный акт, который используется в различных областях деятельности. Обычно он встречается в сфере строительства, причем каждая компания или ИП самостоятельно могут разработать образец, по которому будут составляться акты.

Это обусловлено тем, что по российскому законодательству не разработана и не утверждена четко унифицированная форма.

Что такое акт дефектовки

Он представлен учетной документацией, относящейся к первичным бумагам любой компании или ИП. Основное предназначение данного акта заключается в фиксации всех обнаруженных дефектов или недостатков.

Он составляется при изучении состояния оборудования, зданий или другого имущества. Акт обязательно необходим, если выявляется неисправное оборудование или нарушения в работе других элементов. Он формируется после детального осмотра выявленных повреждений, для чего на предприятии организуется экспертная комиссия.

Составляется дефектный акт представителями бизнеса при различных ситуациях, например:

• неисправность, брак и сложности в работе сложного оборудования;
• выполнение строительных или ремонтных работ;
• ремонт оборудования и автомобилей;
• укладка тротуарной плитки;
• установка или наладка пожарной сигнализации;
• ремонт кровельного покрытия.

Правила составления

Хотя каждая организация может самостоятельно разрабатывать образец данного документа, но он всегда должен содержать обязательные реквизиты, без которых не обладает юридической значимостью. Составлением акта занимается экспертная комиссия компании.

Если во время осмотра оборудования или зданий обнаруживаются дефекты или иные повреждения, которые необходимо экстренно устранить, то формируется аварийная схема, что непременно указывается в акте.

К правилам формирования данного документа относится:

1. составлением акта занимается исключительно специальная экспертная комиссия, формируемая на предприятии;
2. выбираются члены комиссии руководством предприятия или возводимого объекта;
3. в документ вносятся все обнаруженные дефекты, нарушения, повреждения и брак;
4. обязательно указывается наименование объекта, на котором производится проверка;
5. устанавливается степень износа разных элементов;
6. приводятся ФИО и должности всех лиц, представленных членами комиссии, поскольку именно они занимаются исследованием оборудования, строительной площадки или иного объекта;
7. поскольку члены комиссии являются специалистами в конкретной области, то они могут оставить свои рекомендации относительно возможного устранения выявленных дефектов, например, допускается указывать необходимость выполнения ремонта или покупки новых комплектующих;
8. на основании этой документации принимается решение относительно восстановления, ремонта или замены исследуемого объекта.

Представители компании или другие лица могут не соглашаться с результатами исследования. После изучения дефектного акта заинтересованные лица имеют право направить директору компании претензию. Если не удается уладить разногласия мирным способом, то подается исковое заявление в суд.

Инструкция по заполнению

Члены экспертной комиссии должны разбираться в правилах составления данного документа. Процесс заполнения бланка делится на последовательные этапы:

1. приводится дата и номер приказа, на основании которого утверждена форма документации, используемой в одной компании;
2. вписывается информация о фирме, для чего указывается ее название, организационная форма, а также юридический адрес и другие важные сведения;
3. если оборудование или техника состоят на балансе филиала или подразделения, то приводятся данные об этом отделении;
4. вносятся сведения о директоре предприятия, который инициирует проверку;
5. указывается дата составления;
6. ставится печать, если она используется на предприятии;
7. приводится наименование документации и ее номер, для чего учитывается нумерация по внутреннему документообороту фирмы;
8. вводится адрес, по которому располагается исследуемый объект;
9. номер и дата формирования приказа, на основании которого созвана экспертная комиссия;
10. указываются все лица, входящие в состав комиссии, причем приводятся не только их ФИО, но и занимаемые должности;
11. вписываются основные характеристики исследуемого оборудования, зданий и иных объектов;
12. если изучается состояние техники, то указывается ее наименование, номер и серия, дата выпуска и дата, когда оборудование введено в эксплуатацию;
13. перечисляются все дефекты, повреждения, брак и иные недостатки, выявленные экспертами;
14. предлагаются способы устранения дефектов;
15. если неисправности невозможно изменить, то приводятся рекомендации по замене комплектующих или всего оборудования;
16. в конце документа члены комиссии ставят свои подписи.

Образец акта дефектовки:

Скачать бланк акта дефектов (doc)

Скачать образец акта дефектов (doc)

Что делать после составления

После составления дефектного акта руководитель компании принимает решение относительно того, как поступить с оборудованием, зданием или другим имуществом. Для этого можно выполнить ремонтные или реставрационные работы. Если невозможно вернуть первоначальные эксплуатационные свойства, то оборудование заменяется.

Если с принятым решением не соглашаются заинтересованные лица, то они могут написать претензию. При наличии существенных разногласий инициируется судебное разбирательство.

Заключение

Дефектовочный акт представлен важнейшей документацией, которая содержит сведения обо всех повреждениях или неисправностях, выявленных при изучении имущества компании. Он формируется только членами экспертной комиссии. Он содержит не только перечень дефектов, но и предпочтительные варианты решения проблемы.