Как оформить акт приема-передачи материальных ценностей: простой образец, скачать бланк

Перемещение товара между отделами компании и вне их пределов согласно законодательству и внутренней политики компании необходимо документально оформить. Этот процесс оформляется с помощью акта приема-передачи.  Оформлению подлежат такие операции:

• передвижение товарно-материальных ценностей внутри предприятия;
• передача материальных ценностей од одного должностного лица к другому.

Акт приема-передачи ТМЦ — что это

Акт приема-передачи материальных ценностей это подтверждение передачи товаров, документов на хранение или на бесплатное пользование. В это понятие может входить оформление и приём ТМЦ на склад за определенную оплату либо бесплатно. На сохранение могут передаваться не только товары, но и документальные дела от одного материально ответственного лица к другому. К примеру, от уволившегося к приступающему к обязанностям.

В зависимости от того, что является предметом передачи документ имеет разное наименование:

• акты приема-передачи ценностей для их сохранения за определенную плату;
• акты приема-передачи ценностей на бесплатное сохранение;
• акты приема-передачи продукции т.д.

Когда нужно документально оформлять ТМЦ

Оформление перемещения ТМЦ проводят при определенных моментах:

1. Передача ТМЦ на временное хранение либо в бесплатное пользование. ТМЦ передаются на временное хранение за определенную плату либо бесплатно. В качестве объекта передачи может выступать как товар, так и документация.
2. Передача ценностей для продажи либо переработки. Сторона, которая принимает материальные ценности от другой в виде товара либо продукции, выполняет определенные действия по заказу другой стороны. К примеру, продажа товара либо переработка сырья. В этом случае право собственности на переданные ТМЦ остаются за собственником. При этом в основном договоре необходимо прописать размер комиссии за продажу товара либо переработку сырья.
3. Переход права собственности при продаже.
   Этот вариант предполагает два исхода:а)Подписывается расходная накладная. В основном договоре необходимо указать что обязательства, положенные на поставщика указаны в расходной накладной.б) Акт приема-передачи является дополнительным к расходной накладной. Такая ситуация происходит, если поставщику необходимо указать две даты — дату вывоза товара со склада (используется расходная накладная) и дату передачи покупателю (акт приема-передачи).  Это скорее необходимость для плательщиков НДС.
4. Подтверждение перехода права собственности на основании заключения договора дарения. Акт приема-передачи используется согласно договору дарения.

Акт закрепляет все предварительные договоренности, своего рода он подтверждает условия, которые были оговорены во время заключения основного договора. После его составления за имущество, которое перечислено в нем отвечает принявшая его сторона.

Если после окончания срока договоренностей всё имущество возвращается в том же состоянии, в котором было передано, стороны заключают новый документ, свидетельствующий о передаче имущества в руки его законного собственника.

Документ всегда заключается в момент, когда происходит передача имущества, о чем свидетельствует дата его заключения.

Документ наделен законной юридической силой и является дополнением к основному договору. В результате нарушения договоренностей и порчи имущества его собственник имеет право на законных основаниях подать иск в суд для возмещения ущерба.

Составляют акт материально ответственные физические и юридические лица. Если одной из сторон выступает юрлицо либо частный предприниматель, кроме подписи, документ должен будет заверен печаткой либо штампом.

Срок хранения документа зависит от длительности основного договора либо соответствует срокам хранения документов согласно внутренней политики организации, которая заключает акт.

Чем отличается документальное оформление ТМЦ для юридических и физических лиц

Документ составляется в двух экземплярах. Если акт заключается между физическими лицами, достаточно подписей с обеих сторон.

При заключении документа с юридическими лицами право подписи имеет либо руководитель организации, либо его уполномоченное лицо. Если акт подписывает уполномоченное лицо, при подписи у уполномоченного должна быть нотариально заверенная доверенность, копия которого прилагается к акту.

Документ заверяется не только подписями, но и печатями организации. При формировании акта между юридическими лицами делается соответствующая запись в журнале учета документации.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей

Законодательно не установлено единой формы составления акта, также не существует строгих конкретных правил его составления. Если у организации есть свой шаблон документа, его можно использовать в подобных ситуациях. Важно чтобы бланк акта отвечал стандартам делопроизводства и были указанны данные, которые нельзя упускать и они являются обязательными.

Основные пункты, обязательные для документа

Как и любой другой официальный документ акт условно можно разделить акт на три части — шапка, основной раздел и заключение.

К шапке акта относится:

• название документа из которого понятна цель его заключения;
• место и дата составления;
• если документ не является основным нужно указать ссылку на номер основного документа.

Основная часть включает:

• наименование субъектов что заключают договор — в случае юридических лиц указывается должностное лицо, что представляет интересы организации;
• физические лица указывают фамилию, имя, отчество и паспортные данные;
• размер суммы или перечень товара, что передается во временное либо постоянное пользование;
• указание факта полноценного выполнения обязательств согласно договору в полном размере;
  прочие условия если такие имеются.

В заключительной части указаны такие данные:

• живые подписи обеих сторон, не допускаются копии подписей или факсимиле;
• также может присутствовать печать если это предвиденно нормативными актами организации.

Документ может оформляться как рукописным способом, так быть набран на компьютере. Он может быть оформлен как на простом листе бумаги, так и на фирменном бланке.

Пошаговая инструкция

Документ не имеет единой формы составления, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит обратить внимание.

1. В самом начале документа необходимо указать данные организации или физлица, которые принимают товарно-материальные ценности на ответственное хранение.
2. Далее необходимо указать название структурного подразделения, где именно будут храниться ценности.
3. После этого необходимо указать все реквизиты организации, которая передает ценности на хранение.
4. Также необходимо указать коды ОКПО организации и номер основного договора, если такой имеется.
5. Далее обязательно необходимо указать дату составления и номер.

После этого идёт основной блок. В нём указывают имущество, место его хранения точную дату до момента окончания договора. При перечне имущества необходимо указать его название, марку, количество, единицы измерения. В конце необходимо указать общее количество товара или ценностей, а также общую сумму.

Если передаваемый товар имеет брак или незначительную поломку, это тоже необходимо указывать при оформлении.

Простой образец акта приема-передачи материальных ценностей:

При большом перечне товаров их можно отобразить на отдельном листе, который подлежит обязательным подписям. Особые условия хранения также нужно указывать в документе.

Все эти данные необходимо подтвердить подписями с обеих сторон и печатями, если это предвидено политикой организации.

Основные ошибки при документальном оформлении перемещения ТМЦ

Среди наиболее частых ошибок, возникающих при документальном оформлении приема передачи ТМЦ есть такие:

• указание неполного наименования сторон заключения договора;
• отсутствует полный перечень ТМЦ, которые передаются на хранение;
• не указано состояние передаваемых материальных ценностей, что может быть проблемной при возврате их собственнику;
• отсутствуют подписи должностных лиц либо печати;
• отсутствуют полноценные реквизиты сторон.

Бланк акта передачи ТМЦ (скачать)

Образец акта передачи ТМЦ (скачать)

Видео по теме

Юридическая сила договора приема-передачи: