Оформление акта приема-передачи товара

Процесс передачи любого имущества между разными компаниями оформляется с помощью различных документов. Обычно используется для этих целей стандартная товарная накладная. Но если осуществляется регулярная поставка крупных партий товаров, то актуально составлять специальный передаточный документ, называемый актом.

Он выступает в качестве подтверждения транспортировки предметов, а также содержит сведения об их стоимости и правилах разгрузки и погрузки. Акт приема-передачи товара доказывает, что товары были переданы другому лицу для постоянного или временного использования или хранения.

Что представляет из себя документ

Акт приема-передачи товаров представлен специальной справкой, доказывающей процесс передачи ценностей при участии двух или большого количества компаний. При этом имущество передается для постоянного использования или временного хранения на складе.

Отсутствует строго унифицированная форма, но чтобы документ обладал юридической силой, он должен содержать некоторые обязательные сведения. Поэтому целесообразно воспользоваться специальными образцами. Заполнением занимается только ответственное лицо компании, наделенное соответствующими полномочиями.

Функция

Актуально составлять бланк при следующих ситуациях:

• осуществляется поступление предметов, на которые отсутствует документация;
• планируется передача ценностей на склад для хранения;
• выявляются расхождения относительно качества продукции, например, обнаруживаются дефекты или неудовлетворительное общее состояние;
• предметы передаются на основании договора комиссии;
• участниками сделки представлены филиалы или подразделения одной организации;
• товары передаются на определенный период времени, который варьируется от 8 часов до 120 дней.

Нередко получатели товаров предъявляют претензии поставщикам, которые при наличии акта смогут подтвердить приемку предметов. Благодаря акту подтверждается, что покупатель принял ценности без каких-либо претензий к их качеству, составу или иным характеристикам. Если же у товаров обнаруживаются какие-либо трещины, царапины или брак, то это обязательно фиксируется в передаточном акте. Суд должен удостовериться, что на документе имеются подписи сотрудников обеих сторон.

Допускается не пользоваться при сотрудничестве с поставщиками или покупателями актами приема-передачи, но для этого в основной договор включается специальный пункт о передаче вещей на основании только накладной.

Обязательно формируется документ при следующих условиях:

• поставляется сложная техника или иное оборудование;
• отправляются вещи для ответственного хранения, поэтому важно зафиксировать их внешний вид, фактическое состояние и условия хранения, а также указываются сведения о лице, принявшем ценности.

Альтернативой данного акта выступает товарная накладная. Она обычно применяется индивидуальными предпринимателями, сотрудничающими с другими ИП или фирмами.

Полезно также почитать: Что такое накладная по форме ТОРГ 13

Правила составления

Чтобы документ обладал юридической ценностью, он должен содержать определенные реквизиты и подписи сторон. Поэтому перед составлением акта важно убедиться в присутствии представителей обеих компаний. У сотрудников предприятия должна иметься доверенность, полученная от руководителя.

Чтобы грамотно сформировать документ, учитываются правила:

• используется правильный бланк, содержащий все реквизиты для внесения сведений об участниках и поставляемых товарах;
• желательно заранее распечатать пустой документ в нескольких экземплярах, чтобы просто вносить нужные сведения при поставке товаров;
• перед заполнением акта визуально осматриваются полученные ценности, производится сверка и взвешивание, а также иные аналогичные мероприятия;
• если обнаруживаются какие-либо проблемы или брак, то это фиксируется в акте;
• содержание документа согласовывается двумя участниками, после чего ставятся подписи.

Формируется акт на листе формата А4, а также делается в двух экземплярах, поскольку он должен иметься у каждой компании. Заверение с помощью печати является необязательным процессом.

Образец оформления акта приема-передачи товара:

Инструкция по составлению формы

Для грамотного формирования документации обязательно в текст включаются следующие данные:

• место и дата заполнения;
• сведения об участниках сделки;
• номер договора, подписанного между компаниями или ИП;
• информация об ответственных лицах, составляющих и подписывающих акт;
• дата поставки товаров;
• список передаваемых ценностей;
• особенности поставляемых предметов;
• описание выявленных дефектов.

Обычно в текст дополнительно включаются претензии со стороны покупателя относительно выявленных нарушений или проблем.

Сведения о сторонах

Они прописываются в первой части акта. Обязательно указывается полное название организации-поставщика, а также приводится ФИО должностного лица, выступающего представителем фирмы. Вписываются реквизиты документации, на основании которой представитель получил соответствующие полномочия.

Аналогичная информация приводится о покупателе товаров.

Условия приемки и список ценностей

Во второй части акта указываются данные:

• фиксируется передача предметов, а также указывается документ, на основании которого произошла данная процедура;
• формируется таблица с подробным описанием полученных товаров, поэтому приводится их название, количество, цена и общая стоимость;
• описывается состояние продукции, поэтому если выявляются дефекты, то они непременно фиксируются;
• перечисляются претензии сторон относительно передаваемых товаров.

Дополнительно указывается количество составленных экземпляров акта.

Подписи сторон

После формирования акта обязательно ставятся подписи сторон. Для этого представители организации заверяют документацию своими подписями. Допускается воспользоваться для заверения печатями, если они используются на предприятиях.

Заключение

При поставке товаров нередко составляется акт приема-передачи. Он должен содержать обязательные сведения, касающихся получаемых ценностей. С его помощью решаются спорные моменты между поставщиками и покупателями.