Когда, кем и как составляется акт приемки товара

Акт приемки товаров – приложение к договору доставки. Этот документ регулирует отношения между тем, кто доставил продукцию, и тем, кто ее принял. Документ регулируется третьей главой Гражданского кодекса страны, в частности, статьями 506-524.

Когда составляется акт приемки товара

Акт приемки товаров рекомендуют заключать каждый раз, когда происходит передача какой-то продукции или ее обмен. Заключают его между субъектами предпринимательской деятельности. Особенно востребованные эти договоры между двумя организациями, в которых наблюдается крупный товарооборот. Они регулируют взаимоотношения между субъектами и служат доказательной базой в случае возникновения разногласий.

ТОРГ-1 используется организациями вместе с сопроводительными документами. Это могут быть накладные, а также ТТН или счет-фактура . На нем ставится штамп «принимающего» предпринимателя. Но необходимости каждый раз составлять новый нет.

Отличия касаются сопроводительных документов. Например, если используется ТОРГ-12, то он регулирует не только число и наименование продукции, но и списание у того, что отправил, и постановку на учет у того, кто принял. Также такая сопроводителя документация регулирует качество, комплектацию и другие характеристики продукции. Беря во внимание эти факторы становится понятно, что составление ТОРГ-1 не всегда себя оправдывает – вся необходимая информация есть в другом документе. Но акт приемки ТОРГ-1 будет составляться обязательно в таких случаях:

• Если это предусмотрено уставом предприятия, особенности документооборота документации подразумевают обязательное его составление;
• Если при приеме обнаруживаются некоторые изъяны продукции, которые не приписаны в дополнительных документах, – кроме одного экземпляра составляется и акт об установленном расхождении, подписываемый двумя сторонами.

Если наблюдаются расхождения в документах организаций, то акт приемки тоже составляется. В нем прописываются данные нюансы. В случае возникновения претензий у одной из сторон этот документ может послужить доказательством в суде.

Порядок заполнения документа

Акт о приемке товара составляется по образцу. Так, он состоит из трех частей: шапки, таблиц и заключительной части. В шапке документа прописывается такая информация:

• Наименование компании, а также данные о структурном подразделении, если оно есть;
• Дата заключения, а также номер;
• Место, где принималась продукция (например, номер склада или магазина);
• Сопроводительные акты, в том числе и счет-фактуры, ТОРГ-12 или накладная на товары;
• Поставщик. Прописывается то, кто именно привез груз;
• Страховая компания. Ее реквизиты или наименование, если груз застрахован;
• Номер по ТМЦ. Не всегда прописывается;
• Способ доставки. Здесь указывает то, каким образом доставлен груз: автомобиль, морской транспорт, железнодорожный состав;
• Ветеринарное свидетельство. Используется для мясной или рыбной продукции, прописывается дата выдачи и номер свидетельства;
• Время прибытия. Если прием прерывается, то тогда указывается время, когда был этот перерыв, и закрепляется подписью ответственного лица.

В таблицах указываются все сопровождающие документы. Также прописываются наименования самих товаров, их число, категория, вес и другие характеристики. По закону, все прибывшие товары должны быть сертифицированы.

На третьей страницы указываться цена, а также фактические вес и число. Если есть несоответствия, то они вписываются в отдельный столбец таблицы с соответствующей надписью.

Внизу каждой станицы указывают информацию о состоянии тары и упаковке, если они нецелостные, то это также прописывается.

Четвертая страница заполняется принимающей комиссией. Она небольшая – прописывают только, соответствует ли товар указанным характеристикам в документах. Если несоответствия значительные и из-за них товар принят не будут, то пишут о том, что его возвращают.

Обязательные пункты соглашения

Обязательно должна содержаться такая информация:

• Наименование товара;
• Дата получения продукции;
• Полные данные о тех, кто осуществлял сделку – их паспортные данные, реквизиты организаций и другое;
• Сведения о договоре, который послужил причиной составления акта приемки;
• Подтверждение или опровержение качества товара;
• Точное число полученных единиц товара;
• Сведения об обнаруженных дефектах, если такие имеются;
• Сроки выполнения договора;
• Печати или подписи доверенных лиц (первых может не быть).

Акт приемке может быть составлен как на один товар, так и на их партию. К числу товаров требований не предъявляется.

Скачать образец заполнения акта о приемке товара.

Скачать бланк ТОРГ-1.

Приложения к акту

Приложения к бумаге заполняются определенным образом. В них указываются требования по качеству продукции. Так, указаны могут быть:

• Размер;
• Консистенция;
• Степень свежести;
• Цвет и другие характеристики.

Зависимо от того, какая продукция поставляется, изменяются качественные характеристики. Так, для мяса оптимально, если в приложении указывается цвет, ветеринарное свидетельство, аромат и тому подобное. Для елочных игрушек в приложении выбирают другие характеристики – размеры, цвет, отсутствие повреждений, сколов.

Нормативные документы, регулирующие акт

Акт приемки товара относится к первичным бухгалтерским документам. Его написание регулируется статьей 9 Федерального Закона номер 402 «О бухгалтерском учете» от 2011 гола.

Строгого порядка составления акта законодательством России не предусмотрено. Документ оформляется в соответствии с особенностями группы товаров. Можно оформлять как один акт, так и несколько. Но обычно действуют так – предоставляют стандартный акт, который изменят в зависимости от числа продукции. К каждому конкретному случаю составляется определенная форма.

Акт не считается законным, если его подписали неуполномоченные лица. То есть у контрагентов, которые будут ставить свои подписи в документе, должно быть распоряжение от руководителя организации, подтверждающее это право. Также подтверждением может выступить доверенность, которая заверяется нотариально или ответственным лицом организации

Заключение

Акт приемки товара имеет особенную юридическую важность. Он подтверждает, что сделка между сторонами состоялась, при этом она состоялась так, как это было задумано.

Без этого документа нельзя считать, что прием товара завершился. То есть сделка будет незавершённой. В суде в случае возникновения спорной ситуации будет проблематично без этого акта доказать каково качества и в каком числе был получен товар.