Когда необходим акт приема-передачи печати организации, правила заполнения и образец документа

Многие компании регулярно пользуются фирменными печатями, предназначенными для заверения документации, обладающей юридической ценностью. Оттиск ставится на договорах, контрактах или трудовых книжках наемных сотрудников.

Печать выдается только заранее назначенному специалисту, который отвечает за сохранность и перемещение этого предмета. Если требуется переместить штамп, то для этого формируется соответствующий акт. Должностное лицо, ответственное за штампы, имеет право передавать для временного пользования предмет другим сотрудникам компании, но только при составлении официального документа.

В статье обсудим все нюансы, связанные с оформлением акта приема-передачи печати организации и , как выглядит образец документа.

Кто может пользоваться штампом

Сейчас многие ИП и фирмы отказываются пользоваться печатями, но они по-прежнему имеются в крупных организациях или государственных учреждениях. При их наличии важно учитывать определенные правила, связанные с хранением и передачей.

Полезно также почитать: Оформление акта приема-передачи товара

Предназначение формы

Печать представлена охраняемым предметом, поэтому руководитель предприятия самостоятельно назначает должностное лицо, которое несет ответственность за хранение и передачу печати. Обычно для этих целей выбирается либо сам директор, либо секретарь.

Для хранения покупается специальный сейф, доступ к которому строго ограничен. Печать предназначена для визирования документов, причем не только значимых договоров или контрактов, но и другой рутинной документацией, используемой на предприятии.

Если фирма пользуется печатью, то без нее разные документы не будут обладать юридической ценностью. По этой причине руководство организаций стремится ограничить доступ к штампам. Соблюдение ограничительных мер позволяет предотвратить ситуацию, когда предмет попадает к мошенникам или недобросовестным сотрудникам, которые воспользуются им для достижения корыстных целей.

Для передачи печати другому работнику предприятия обязательно составляется акт. Он включает сведения об участниках процесса, а также указывается способ передачи и срок, в течение которого предмет будет находиться у специалиста.

Благодаря данному документу можно будет легко установить виновника какого-либо происшествия, при котором использовались оттиски.

Когда применяется

Грамотно составлять акт приемки актуально при следующих ситуациях:

• передача печати другому сотруднику на хранение в связи с оформлением отпуска или больничного ответственным лицом;
• руководитель предприятия назначает нового специалиста ответственным за выполнение различных действий с печатью, например, если прошлый сотрудник утратил доверие или принял решение уволиться;
• предмет передается временно в другой филиал или представителю контрагента для визирования документации.

Во всех вышеуказанных ситуациях обязательно формируется акт.

Кто составляет

Формированием акта приема-передачи штампов занимается ответственный специалист, назначенный приказом руководителя. В текст включаются сведения о двух участниках. Одним выступает специалист, который отвечает за хранение и использование печати, а второй представлен получателем предмета.

Правила оформления

Отсутствует унифицированный образец, поэтому компании могут формировать собственную форму, пользуясь шаблоном в разных ситуациях. Разработанный документ утверждается в учетной политике организации.

Но в текст акта обязательно включаются следующие сведения:

1. название предприятия;
2. информация о лице, которое передает печать;
3. сведения о гражданине, получающем штамп;
4. причина передачи;
5. дата осуществления процесса;
6. в конце ставятся не только подписи сторон, но и оттиск.

С момента составления данного документа обязанность по сохранению печати переходит к другому человеку. Формируется акт в трех экземплярах, поскольку один остается у бывшего ответственного должностного лица, второй передается новому специалисту, а третий остается в компании.

Только после выполнения всех формальных действий осуществляется фактическая передача предмета. Акт регистрируется в журнале учета, после чего передается в архив предприятия, где хранится не меньше трех лет.

Полезно также почитать: Акт приема-передачи земельного участка

Образец документа

Хотя каждая организация может самостоятельно разработать форму акта, но обязательно в текст включаются некоторые данные:

1. сначала указывается наименование документа с описанием его сути;
2. ставится номер на основании положений внутреннего документооборота фирмы;
3. приводится дата и место формирования документа;
4. фиксируется процесс передачи печати, для чего указывается наименование организации, причина смены ответственного лица и ФИО участников процесса;
5. перечисляются документы, на основании которых действуют работники предприятия;
6. оставляется ссылка на официальное распоряжение руководителя, по которому осуществляется перемещение печати;
7. проставляется оттиск, а также указывается, на какой период времени осуществляется передача, причем допускается вводить не только конкретную дату, но и пользоваться бессрочным периодом;
8. в конце ставятся подписи сотрудников предприятия с расшифровкой.

Отсутствие даже одного обязательного реквизита становится причиной признания документа недействительным. Благодаря данному документу легко отслеживать, у кого находится печать фирмы, что позволит определить виновника любых неправомерных действий, связанных с использованием данного предмета.

Заключение

Для передачи печати другому лицу для хранения или временного использования обязательно используется акт приема-передачи. Форма данного документа разрабатывается самостоятельно каждой организацией, но в тексте должны иметься некоторые обязательные пункты, без которых документация не обладает юридической ценностью.