Оформление акта приема-передачи ключей

Оформлять акт приема-передачи ключей (далее – АППК) нужно тогда, когда ключи передаются лицу не одновременно с передачей имущества. Если лицо получает доступ к объекту одновременно с ключами, оформляется акт о передаче определенного имущества, к примеру, авто либо недвижимости.

Для чего нужен документ

Ключи представляют собой вторичный объект, который является своего рода функциональным дополнением основного имущества: автомобиля, жилья, сейфа. Самостоятельным объектом, имеющим ценность, ключи могут быть в особых случаях, к примеру, когда они являются произведением искусства.

Акт приема-передачи ключей от помещения оформляется как дополнение к определенному договору, который предусматривает передачу имущества, для нормальной эксплуатации которого необходимы ключи. Как было указано выше, он составляется при разновременной передаче ключей и объекта, доступ к которому получает лицо.

Когда необходимо обязательное оформление данного типа формы

Оформление АППК имеет необязательный характер. Сторона, передающая другому участнику соглашения предмет, составляет данный документ по своей инициативе, чтобы гарантировать себе возмещение материального вреда в случае причинения ущерба имуществу.

Так, АППК можно оформить, когда:

• авто передается по результатам соглашения купли-продажи, обмена, дарения, унаследования, арендования, ремонта;
• жилье передается по результатам соглашения купли-продажи (в том числе по договору доверительного управления), обмена, арендования, дарения;
• передаются объекты, которые нельзя полноценно эксплуатировать без использования ключей (сейфы, коммерческие, гаражные и складские помещения) по соглашениям купли-продажи, обмена, арендования;
• передаются должностные обязательства по трудовым контрактам, если данные обязательства сопряжены с доступом к имуществу либо документам нанимателя.

Полезно также почитать:

Кто оформляет АППК

В оформлении АППК всегда принимают участие обе стороны. 1-й стороной является тот, кто передает передает, 2-й – лицо, которое принимает их. Обычно АППК оформляет лицо, отдающее ключи. В любом случае, документ нужно удостоверить подписями обеих участников сделки. Лишь при выполнении данного условия АППК будет легитимным, обладать юридической значимостью.

Правила составления

Шаблонного образца АППК не существует. Это значит, что документ допускается оформлять в произвольной форме либо, если в фирме предусмотрен шаблонный бланк АППК, на нем.

При составлении акта необходимо учитывать следующие рекомендации:

1. АППК должен обладать определенной структурой, состоящей из шапки, главной и заключительной частей.
2. АППК должен обязательно быть подписан обоими участниками сделки. При этом, если одна из сторон, которая участвует в составлении документа, действует по доверенности, данные об этом также необходимо занести в АППК. Нужно указать дату оформления доверенности, прочие сведения для идентификации документа.
3. Если при передаче предмета присутствовали свидетели, информацию о них нужно добавить в акт. Необходимо указать фамилию, имя, отчество, паспортные данные, место проживания, а также проставить в акте подписи свидетелей.

АППК можно оформить на обыкновенном листе любого формата либо на фирменном бланке компании с оттиском реквизитов. Его можно как написать от руки, так и напечатать. АППК заполняется всегда не меньше, чем в 2 экземплярах. Один экземпляр остается у того, кто раньше нес ответственность за хранение ключей, 2-й экземпляр подлежит передаче новому обладателю.

Свидетелям, если они присутствовали при оформлении документа, нужно передать удостоверенные ксерокопии АППК. Если говорить о коммерческих помещениях, то нередко возникают ситуации, когда передачу ключей осуществляет лицо, представляющее интересы владельца объекта по агентскому соглашению. В такой ситуации АППК оформляется в 3 копиях, одна из которых подлежит передаче владельцу объекта.

Образец

Текст документа обычно не превышает по объему одну страницу.

Чтобы подтвердить факт приема-передачи ключей, например от квартиры, в документе необходимо прописать такую информацию:

1. дата и место, где был подписан документ;
2. фамилии, имена, отчества тех, кто передавал и принимал предметы (для физлиц);
3. название фирмы, должности, фамилии, имена, отчества, источник полномочий граждан, которые действуют от лица компании, передают и принимают ключи (для юрлиц);
4. полный детализированный адрес объекта, ключи от которого передаются;
5. основание, по которому возникло обязательство по передаче ключей от объекта (к примеру, наименование, дата, идентификатор соглашения);
6. подписи участников сделки, штампы фирм (если необходимо).

Срок хранения

Период, в течение которого можно хранить АППК, устанавливается нормами хранения документов. Стандартный срок хранения документа равняется минимум 36 месяцам. Данный период может быть увеличен по инициативе участников сделки.

Полезно также почитать: Акт приема-передачи документов

Заключение

Если необходимо, в бланк можно занести и другую информацию (число ключей и их дубликатов, их принадлежность к определенным дверям/замкам, состояние предмета).

Если к АППК прикрепляются дополнительные бумаги, сведения о них обязательно прописываются в документе. Данный акт позволяет собственнику имущества компенсировать материальный вред в случае, если принимающая сторона нанесла ему какой-либо ущерб.