Заявление о приеме на работу: как составить, сколько хранить, как утилизировать

До недавнего времени прием на работу сотрудника не обходился без составления и подачи им соответствующего заявления. С 2016 для коммерческих организаций данная процедура была упразднена и сейчас, законодательно, этот документ не требуется. Но это не значит, что его не надо составлять.

Обязательно ли составление документа при трудоустройстве

По существующим на данный момент правовым нормам регулирования трудовых взаимоотношений, заявление на прием при трудоустройстве подавать необязательно. После успешного прохождения собеседования сотрудник вправе сразу заключить с компанией-работодателем трудовой договор, отражающий все нюансы будущей работы. Это, согласно ТК, будет служить началом трудовых взаимоотношений.

Тем не менее, приказ о приеме на работу в большинстве организаций составляется на основании заявления. Поэтому его все же стоит предоставить в отдел кадров.

Обратите внимание, что при трудоустройстве в бюджетную или муниципальную организацию данная процедура остается обязательной, согласно ст 26 ФЗ № 79 и ст. 16 ФЗ 25.

Когда нужно составить заявление

Законодательная регламентация сроков написания заявления отсутствует. На практике, оно происходит параллельно с подачей требуемых на основании ст. 65 ТК для приема на работу документов. Также оно может быть составлено заранее.

По факту написания и подачи HR регистрирует документ в журнале входящей корреспонденции, после чего передает бланк для резолюции руководителя. В случае подписания заявления оно подшивается к личному делу сотрудника. Таким образом, происходит оформление на работу.

Как составлять документ – правила и нюансы

Стандартизированный бланк заявления отсутствует. В разных организациях оно может выглядеть по-разному. Однако, независимо от формы, работник должен написать его собственноручно или набрать на компьютере, поставив свою подпись ручкой.

Начинается написание заявления с верхнего правого угла стандартного листа А4. В нем указывается, кому направлен документ: название организации, руководящая должность, ФИО руководства или же уполномоченного сотрудника отдела кадров.

Далее указывается ФИО заявителя. В некоторых компаниях от будущего сотрудника здесь требуется указание своей даты рождения, адреса прописки, паспортных данных и контактного телефона.

После этого с новой строки посередине страницы, согласно требованиям делопроизводства компании, пишется наименование документа, то есть слово «Заявление».

После этого делается отступ (несколько строк) и излагается основная часть. Ее начинают со слов «Я прошу принять меня на работу», если иное не предусмотрено делопроизводством работодателя. После этого указывается будущая должность и отдел.

На этом можно закончить, а можно прописать дату трудоустройства, указать, является ли работа основной или нет (в случае совместительства) или предоставить другие сведения по соглашению с HR.

После этого снова нужно сделать от ступ в несколько строк, слева указать дату оформления заявления, а справа по линии проставить собственную физу и расшифровать ее, указав свои ФИО.

По факту рассмотрения заявления руководством им ставится резолюция в виде надписей «Не возражаю», «Оформить», «Принять на работу», «Разрешить» или «Утверждаю».

Сколько хранится заявление

В случае, если документ был составлен и имеет юридическую силу, законодательство обязывает работодателя соблюдать правила и сроки его хранения.

Срок хранения заявления отсчитывается с 01 января нового года, регламентируется документами Росархива (от 06.02.02 г.) и составляет не менее 75 лет в случае ведения отделом кадров личных дел и 5 – если таковая практика отсутствует.

Как утилизируется документ

Утилизация подобных документов регламентирована законодательными актами. Приказом администрации формируется экспертная комиссия из 3 и более человек, проводящая соответствующую экспертизу и, по результатам которой, составляющая акт. Только после этого заявление может быть уничтожено шредером.

Заявление о приеме на работу образец заполнения