Что такое штатное расписание и как его заполнить

Штатное расписание по унифицированной форме Т-3 является важным документом для компаний и предприятий, который позволяет систематизировать информацию о кадровой структуре и организации работы сотрудников. Этот документ представляет собой унифицированную форму, которую устанавливают уполномоченные органы, и его использование обязательно для всех организаций, имеющих штат сотрудников.

Важно отметить, что унифицированная форма Т-3 является одним из обязательных документов в сфере кадрового делопроизводства. Она содержит информацию о структуре предприятия, категориях работников, занимаемых должностях, штатной численности, окладах и других выплатах, а также надбавках и доплат, которые предусмотрены для различных категорий сотрудников.

Скачать пустой бланк штатного расписания по форме Т-3 (xlsx)

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3 (xlsx)

Заполнение формы Т-3 должно быть тщательным и точным, чтобы отражать реальное состояние кадровой структуры организации. Кадровым службам необходимо регулярно обновлять данные в этом документе, внося изменения, которые могли произойти в организации, такие как принятие новых сотрудников, переводы, увольнения, изменения в окладах и надбавках.

Утверждение нового штатного расписания или внесение изменений в существующее может требовать определенных процедур и согласований. Возможно, это будет зависеть от внутренних правил компании или от специфики законодательства в стране или регионе, где действует организация.

Следует обратить внимание на то, что унифицированная форма Т-3 имеет юридическую силу, и ее использование обязательно для всех работодателей, имеющих штат работников. Этот документ служит важной основой для учета персонала, контроля за заработной платой и социальными выплатами, а также для обеспечения прозрачности и соблюдения трудового законодательства.

Основные задачи штатного расписания в компании включают:

1. Структура компании: определяет структуру организации, обозначая различные отделы, подразделения, а также должности и их взаимосвязь. Это позволяет иметь ясное представление о функциональной организации компании и понимать, какие задачи выполняются в каждом отделе.
2. Численность сотрудников: указывается общее количество сотрудников в компании, а также количество штатных единиц на каждой должности. Это помогает контролировать численность персонала и распределять ресурсы в соответствии с потребностями организации.
3. Заработная плата: содержит информацию о системе заработной платы, принятой для персонала каждого отдела или подразделения. Это важно для обеспечения справедливости и прозрачности в оплате труда сотрудников.
4. Надбавки и льготы: фиксируются суммы надбавок и дополнительных льгот, предоставляемых персоналу в соответствии с их должностями и достижениями. Это помогает удерживать талантливых сотрудников и мотивировать их на более высокую производительность.
5. Контроль вакансий:  позволяет отслеживать количество вакантных должностей в организации. Это важно для планирования набора персонала, поиска подходящих кандидатов и обеспечения бесперебойности бизнес-процессов.

Штатное расписание является важным инструментом для управления персоналом, обеспечивает структурирование и контроль кадровой структуры компании. Он помогает упростить процессы управления персоналом, обеспечить соблюдение трудового законодательства и создать более эффективную и организованную работу компании.

Процедура внесения изменений в штатное расписание должна быть формально оформлена, а для этого обычно используется специальный приказ, который выдает руководитель организации. Это обеспечивает правовую значимость и прозрачность процесса изменения кадровой структуры и системы оплаты труда.

Ситуации, когда требуется издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, могут включать:

1. Введение новых подразделений или должностей. При расширении или изменении деятельности компании могут появиться новые подразделения или требоваться создание новых должностей.
2. Изменение структуры организации. Реорганизация организации может потребовать изменения структуры, объединение или разделение отделов и других подразделений.
3. Переименование должностей или подразделений. Изменение наименования должности или подразделения для более точного отражения функций и обязанностей.
4. Изменение заработной платы или тарифных ставок. Повышение или понижение окладов, надбавок или тарифных ставок, связанных с оплатой труда.
5. Сокращение штата. В случае необходимости сокращения персонала, соответствующие изменения в штатном расписании должны быть правильно оформлены.

После издания приказа, ответственный сотрудник или отдел кадров вносит все необходимые изменения в штатное расписание в соответствии с утвержденными изменениями. Это важно для обеспечения актуальности и точности данных в документе.

Если требуется много изменений или изменения кардинальные, возможно, более целесообразно составить новое штатное расписание и утвердить его приказом руководителя с последующим аннулированием предыдущего. Это позволяет избежать недочетов и обеспечить полное и точное представление о структуре и кадровой политике компании.