Что такое акт взаимозачета: зачем нужен, как правильно заполнять, образец

Акт взаимозачета — это документ, который относится к первичной документации бухгалтерии, поэтому в обязательном порядке оформляется при проведении хозяйственных операций по взаимозачету. Бланк этого документа активно используется для расчетов по существующим задолженностям в сфере малого или среднего бизнеса. Составление акта – законная возможность списать долги между контрагентами, он помогает сократить операции, проводимые на счетах, не изымать средства из оборота компании, избежать возможных споров между фирмами.

Использование взаимозачета между контрагентами закреплено статьей 410 ГК РФ. Он применяется для любых видов задолженностей: финансовой или материальной. Но при составлении этого документа важно учитывать, чтобы взаимные претензии носили одинаковый характер, например, денежные с обеих сторон.

В каких ситуациях нужен акт взаимозачета между организациями

Составление первичного бухгалтерского документа требуется для:

• определить конкретные размеры задолженности между предприятиями, которые могут быть зачтены;
• определить обязательства, которые могут быть погашены, их основания и порядок зачета;
• показать отсутствие претензий между организациями.

Для бухгалтерского учета организации составление акта дает возможность:

• составлять хозяйственные операции, учитывающие зачет по всем счетам;
• учитывать затраты в налоговом учете, чтобы сформировать налоговую базу;
• предотвращать возникновение штрафов от ФНС.

Как правильно составить акт

Использование какой-либо утверждённой формы бланка данного документа не предусмотрено нормативными актами. Поэтому предприятия имеют право составлять его в свободной форме или использовать самостоятельно разработанный шаблон, содержащий все реквизиты, установленные ФЗ-402 «О бухгалтерском учете».

Акт должен иметь две копии. Один экземпляр для каждой стороны сделки. Если сторон больше, то для каждой стороны заполняется отдельный бланк. Все копии документов имеют юридическую силу.

К нему в обязательном порядке следует приложить копии документации, которые являются причиной возникновения задолженности.

Прежде чем, приступить к составлению акта, между предприятиями должен быть составлен акт сверки взаимных расчетов. Его заполнение не является строго обязательным, но он поможет сотрудникам бухгалтерии подтвердить задолженности и избежать конфликтных ситуаций с контрагентами.

Инструкция по заполнению акта

Бланк документа должен содержать следующую информацию:

• данные о предприятиях, между которыми достигнута договоренность по взаимозачету;
• причины возникновения долгов (указываются реквизиты документов, ставшие основанием для появления задолженности);
• перечень обязательств;
• сумма задолженности.

Бланк акта взаимозачета делится на три части.

Первая часть – информационная

1. Шапка документа (название, место расположения предприятия, дата заполнения).
2. Сведения об одной стороне сделки: название предприятия и его организационно-правовая форма, данные о руководителе (должность и фамилия, имя, отчество), вид документа, который дает руководителю полномочия подписывать документацию (устав, положение).
3. Сведения о другой стороне сделки (та же информация, что и в пункте 2).

Вторая часть – основная

Здесь указываются сведения, о том, на основании каких документов возникли задолженности и их суммы;

Далее фиксируется согласие о погашении задолженности. Обязательно указание вида расчета: полный или частичный. Если задолженность погашается не в полном объеме, то обязательно указывают срок, в течение которого, она должна быть погашена.

Третья часть – завершающая

Содержит подписи всех ответственных лиц (с указанием должности и ФИО сотрудника), а также печать организации. Но наличие печати не является обязательным.

Юридическая сила акта взаимозачета

Наличие ошибок в документе недопустимо, потому что они приведут к увеличению времени на решение вопроса о взаимных расчетах, могут измениться требования (т.е. суммы) к взысканию. Если они будут некорректными, то предприятию придется обращаться в суд для получения сумм, которые не были погашены взаимозачетом. Это влечёт за собой сбор дополнительных документов, потерю времени и денег.

Документ относится к первичной документации, поэтому срок его хранения составляет не менее пяти лет, потому что он – важное подтверждение операций в налоговом и бухгалтерском учете. Он вступает в силу с момента его подписания сторонами сделки.

Составленный и подписанный акт – прямое доказательство в спорах с налоговыми органами. Его активно используют в случаях, когда ФНС посчитает предоставленные организаций сведения недостоверными, и будет требовать дополнительной оплаты налога на добавленную стоимость, а также пеней или штрафов, посчитав, что вычет по налогу был применен неправомерно, и фирма получила выгоду. Тогда предприятие может оспорить это в суде, предоставив в судебные органы бухгалтерскую документацию (счета-фактуры, акты взаиморасчетов и другие), подтверждающую реальность всех проведенных операций.

Зачет взаимных требований – это способ, чтобы решить проблемы с давними непогашенными долгами в удобной для обеих сторон форме, который поможет сократить время и средства на проведение хозяйственных операций.

Скачать образец акта взаимозачета между организациями (doc)

Скачать форму акта взаимозачета (пустой бланк doc)

Видео по теме

Ролик о том, как проводить соглашение о взаимозачете: