Образец акта приёма-передачи оборудования

При поступлении нового оборудования на склад предприятия, оно должно быть зафиксировано специальным документом, который называет акт приёма-передачи. Для каждой разновидности ТМЦ существует свой подвид этого документа. Все они имеют унифицированную форму, регламентированную для данного конкретного случая.

Назначение

Акты служат для того чтобы передающая сторона отразила убытие оброрудования, а принимающая компания его поступление на склад. Оборудование относится к активам предприятия, поэтому важно отслеживать правильность заполнения документов.

Акты служат для отражения следующих сведений:

• Технического состояния оборудования;
• Указание на то, что объект относится к амортизируемым или не амортизируемым ТМЦ;
• Количестве и оценочной стоимости оборудования;
• Комплектации.

С помощью актов в момент передачи фиксируется любые расхождения, а при подписании принимающая сторона подтверждает поступление на склад оборудования с теми техническими характеристиками и свойствами, которые заявлены в поставке. В случае последующих разногласий компании, которая приняла оборудование, будет сложно доказать наличие несоответствий.

Когда нужно составлять акт

Акт представляет собой главный первичный документ организации, удостоверяющий получение ею активов от другого юрлица. Это может происходить в процессе:

• покупки оборудования;
• получения активов до договору комиссии;
• введения объектов приобретения в эксплуатацию.
• продажи оборудования;
• поступление на склад по договору аренды;
• если оборудование поставляется в качестве залога или обеспечения по контракту;
• при смене ответственных лиц, отвечающих за этот актив.

Порядок приёмки

Перед тем как зафиксировать поступление нового оборудования на склад принимающая сторона обязана внимательно осмотреть его в присутствии представителя поставщика. При необходимости оно может быть протестировано.

В случае поступления большой партии сложного оборудования можно принимать его в несколько этапов, для удобства разбив на качественные или количественные группы. Если нет возможности сразу провести тестирование, то нужно подписать предварительный акт приёма-передачи, основанный на данных визуального осмотра. Основной документ может быть оформлен позднее, после проведения всех мероприятий, направленных на подтверждение технического соответствия заявленным нормам.

Основные требования к актам

Акт приёма передачи в обязательном порядке должен содержать следующие данные:

• О членах комиссии, созванной для приёмки этого оборудования, один из которых назначен председателем. В бланке должны быть отражены их ФИО и должности;
• Об основании подписания документа. Например, покупка, распоряжение и т. п.;
• О количестве экземпляров акта, который должен соответствовать количеству сторон, участвующих в этой поставке;
• О наличии приложения и количестве его страниц, в случае необходимости отражения дополнительных данных;
• Реквизиты каждой стороны поставки;
• Технические характеристики и/или свойства оборудования и его количество.

Скачать акт приёма-передачи оборудования (docx)

Условия составления

Представляя собой документ, позволяющий установить состояние получаемого актива, акт составляется в присутствии передающей и принимающей сторон после осмотра передаваемой номенклатуры. В случае, когда принимаемый объект отличается сложностью и требует монтажных работ, для его приёмки создаётся комиссия, состоящая из специалистов разных профессий.

Составленный сторонами документ подлежит утверждению со стороны руководителя принимающей актив организации и затем передаётся в бухгалтерию для оприходования поступившего объекта.

Для оптимизации учёта полученного оборудования организация имеет возможность использовать для оформления документа существующие унифицированные формы.

В договоре может быть также предусмотрено оформление документа в произвольной форме. Однако при любом способе оформления составляется в 2 экземплярах, которые предназначены по одному на каждую сторону.

Процесс актирования получаемого оборудования может проходить как в течение одного, так и на протяжении нескольких этапов, на что оказывает влияние сложность передаваемого объекта. Некоторое оборудование нуждается в предварительных испытаниях и проверках, которые фиксируются отдельными актами.

В случае приобретения нового актива при составлении приёмочного документа возможно использование формы ОС-1, в которую нет необходимости вносить сведения о продавце.

Процесс оформления

Хотя, как уже говорилось, имеется возможность оформления приёмо-передаточной документации в произвольном виде, на практике чаще всего ориентируются на унифицированную форму ОС-14. Но независимо от избранной формы составления она должна быть обязательно зафиксирована в нормативной документальной базе организации.

При этом документ, составленный по любой форме, должен содержать в себе пункты с:

• реквизитами получателя;
• основаниями для составления акта в виде договора, контракта, приказа;
• названием акта;
• датой, местом составления и его регистрационным номером;
• названием изготовителя, поставщика, монтажной организации в случае необходимости монтажных работ;
• информацией о дате приёмки оборудования на склад получателя;
• данными в виде наименования, заводского номера, марки, количества, цены, массы полученного оборудования;
• выводами комиссии с отметками о комплектности и обнаруженных дефектах объекта;
• подписями представителей сторон, членов комиссии, материально-ответственного лица, который отвечает за хранение полученного объекта.