Оформление акта списания продуктов питания: правила и образец

Многие компании во время работы вынуждены списывать продукцию, что обусловлено выявлением брака или порчи товаров. Нередко процесс требуется, если продукты питания неправильно хранятся или нарушаются правила их перевозки.

Списание необходимо, если на складе продукция пролежала слишком долго, поэтому закончился срок годности. Чтобы данная процедура была оформлена официально, составляется специальный акт списания. Этим процессом занимаются работники бухгалтерии.

Особенности применения

Для списания любого продукта питания на предприятии необходимо пользоваться утвержденной формой акта, которая называется ТОРГ-16. Документ представлен двухсторонним бланком, который нужно заполнять с двух сторон, внося только достоверную и актуальную информацию.

Если не воспользоваться этим документом, то выброс продуктов питания не будет правильно оформлен, поэтому возникнут недостачи и несоответствия в бухгалтерских документах.

Для составления акта применяется бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ №132. В него обязательно включается следующая информация:

1. количество списанных товаров;
2. цена каждой единицы продукции;
3. общая стоимость продуктов питания;
4. причины списания.

Когда требуется

Акт списания продукции питания обязательно заполняется при следующих ситуациях:

• сотрудник организации (ресторана, кафе, магазина, оптовой продуктовой компании) обнаруживает некондиционный товар, что связано с неправильным хранением или окончанием срока данности;
• выявляется, что продукты потеряли потребительские свойства по различным причинам;
• во время экспертизы товаров обнаруживается, что определенная партия содержит брак;
• после инвентаризации устанавливается лишняя или неучтенная партия товаров, которые потеряли свои основные характеристики из-за длительного хранения.

При таких условиях руководитель компании обязан издать официальное распоряжение о проведении инвентаризации. Обязательно для этих целей формируется специальная комиссия, занимающаяся следующими действиями:

1. проведение сверки фактических товаров с наименованиями, зафиксированными в накладных и других бухгалтерских документах;
2. оценка состояния материальных ценностей, для чего проверяется их целостность, характеристики и срок годности;
3. выявление причин, по которым требуется списание;
4. обнаружение лиц, которые виноваты за порчу товаров, причем обычно ответственность несут кладовщики, приемщики товаров, завхозы или бухгалтеры.

Стандартно инвентаризационная комиссия состоит из работников организации, но при сложных ситуациях допускается приглашать представителей контролирующих органов. К ним относится пожарная инспекция, Роспотребнадзор, СЭС или иные аналогичные надзорные учреждения.

Часто акты списания продуктов используются в детских садах, а также в школьных столовых. Отличие заключается в том, что в данных учреждениях оформляется акт утилизации продуктов.

Кем составляется документ

Формированием акта обычно занимается работник бухгалтерии, но руководитель организации может назначить для этих целей другое ответственное лицо. Правильно заполненная документация подписывается:

1. председателем комиссии, которая занималась инвентаризацией;
2. остальными членами комиссии, принимавшими участие в изучении и оценке состояния продуктов питания, хранящихся на складе;
3. лицами, являющимися материально-ответственными за данные ценности.

Грамотно сформированный и подписанный акт передается директору компании. Руководитель после изучения документации принимает решение о том, каким образом будет проведено списание, а также, откуда будут получены средства на покрытие возникших убытков.

Информация о данном решении обязательно вносится в текст акта. Директор подписывает документ, а также ставит на нем свое ФИО и дату подписания. Только после этого испорченные товары изымаются из оборота, после чего уничтожаются или утилизируются должным образом.

Акт составляется в трех экземплярах, поскольку документ нужно передать следующим лицам:

1. работникам бухгалтерского отдела, которые официально списывают испорченные или непригодные к продаже продукты питания с лица, несущего ответственность за их сохранность;
2. сотруднику склада или другого отдела, на балансе которого числились товары;
3. материально-ответственному лицу, в качестве которого обычно выступает работник склада.

На основании акта удерживается часть зарплаты виновного лица, если имеются доказательства его вины. При расчете размера списания учитывается стоимость пропавших продуктов. Если невозможно доказать вину конкретного сотрудника, то убытки списываются на расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Форма и инструкция по составлению

Акт списания формируется по утвержденной форме ТОРГ-16. Заполнением документа занимается ответственное лицо, наделенное соответствующими полномочиями. Для этого желательно пользоваться простой инструкцией, которая позволяет предотвратить ошибки или недочеты.

Первая страница

Она считается титульной частью, которая представлена таблицей. Она предназначена для внесения данных о предприятии, причем эти сведения желательно переписывать из учетной документации, что позволяет предотвратить опечатки.

На первой странице содержится следующая информация:

1. наименование компании;
2. ее регистрационные данные;
3. причина проведения инвентаризации, а также ссылка на официальное распоряжение руководителя;
4. номер акта;
5. дата составления;
6. отметка, подтверждающая утверждение документа директором компании;
7. первая графа содержит дату поступления продуктов питания в организацию;
8. вторая графа включает дату списания товаров, которая должна совпадать с датой формирования акта;
9. третья и четвертая строки предназначены для указания номера и даты формирования накладной, полученной от поставщика продуктов;
10. пятая графа содержит причину списания продукции, например, окончание срока годности или неправильное хранение;
11. шестая графа включает код основания для списания.

Вторая страница

Она обладает табличным видом, причем в отдельных ячейках содержатся данные о списываемых продуктах питания. Приводится не только их количество и наименование, но и цена. Таблица содержит следующие графы:

1. 1 и 2 – название и код продукта питания;
2. 3 и 4 – единица измерения и код товара;
3. 5 – количество продукции;
4. 6 и 7 – масса товарной позиции;
5. 8 – стоимость одной продукции;
6. 9 – цена товарной позиции;
7. 10 – примечания.

В конце содержится строка «Итого», которая включает полную стоимость всех списанных продуктов питания.
Образец акта списания продуктов питания:

Скачать бесплатно бланк-образец заполнения акта списания продуктов (docx)

Скачать бесплатно бланк-образец заполнения акта списания продуктов (xlsx)

Заключение

Списание продуктов питания может потребоваться по разным причинам. Процесс выполняется на основании акта, формируемого инвентаризационной комиссией. Данный документ составляется по утвержденной форме и заверяется руководителем компании.